De menselijke maat binnen recruitment? Het valt Lizzy Prins regelmatig op dat die er bij recruiters en organisaties niet is. Dat was ook het meest opvallende aan haar samenwerking met LEF Recruitment: aandacht voor de menselijke maat. Daar boek je uiteindelijk de successen mee die leiden tot een duurzame relatie. 

Namens LEF Recruitment werkte ik samen met Lizzy, voormalig hr-director van Circana (voorheen iRi). Dit bedrijf focust zich op het aanleveren van data binnen de FMCG-branche (Fast Moving Consumers Goods), zodat leveranciers van voedingsproducten succesvoller zijn op marketing- en salesgebied. Voor Circana werft LEF Recruitment voornamelijk data & it-functies. 

Lizzy was dus hr-director bij dit bedrijf, maar werkt inmiddels een paar jaar als zelfstandig ondernemer. “Ik help organisaties met vernieuwing en innovatie van binnenuit. Daarnaast houd ik me veel bezig met nieuwe trends en geef ik lezingen, workshops en trainingen op het gebied van AI en ChatGPT, onder anderen voor hr.”

Voor dit boek spreek ik haar over de samenwerking, want als iemand het samenspel tussen recruitment, hr en de hiring manager snapt is het Lizzy. Ik kwam er tijdens het gesprek én dit interview achter dat we veel hetzelfde denken over thema’s, dus volgens mij is dit interview de perfecte verdieping op wat we al hebben besproken in het boek. 

De stip aan de horizon

Veel recruiters werken nog steeds als een soort aftikker van lijstjes. Ze krijgen een vacature, proberen die te vullen en besteden maar vrij weinig aandacht aan het complete proces eromheen. Als een recruiter een uitgebreide vacature-intake wil doen en er moet goed nagedacht worden over de organisatiedoelen en -strategie, gaat het veel hiring managers niet snel genoeg. Eeuwig zonde. 

“Veel mensen denken dat daar dus veel te veel tijd in zit aan de voorkant van het proces. Maar dat bespaar je aan de achterkant”, legt Lizzy uit. Om de juiste match te maken en ervoor te zorgen dat een nieuwe collega past binnen de ambitie van de organisatie, heb je dus tijd nodig om de strategie helder te krijgen en deze ook toe te passen. 

Veel bedrijven roepen uit paniek een recruiter op, omdat er bijvoorbeeld iemand weggaat of er ‘extra handjes’ nodig zijn op korte termijn. “Het recruitment proces zou eigenlijk continu moeten plaatsvinden en niet pas op het moment dat er een vacature open komt te staan.”

Stoppen dus met gaten vullen en paniekvoetbal. Liever even achterover leunen en samen het geheel te bekijken. “Vervolgens bepaal je samen welke koers je wilt varen als organisatie en ga je kijken: wie hebben we nu echt nodig? Er moet een stip aan de horizon zijn waarop je je behoeftes qua personeel gaat bepalen.”

Door recruitment hiermee als een belangrijk onderdeel van je organisatiestrategie te zien, wordt het ook makkelijker om te graven naar de ambitie van een kandidaat en te focussen op hoe deze ambities overeenkomen met de mogelijkheden binnen de organisatie. Minder kans op een mismatch op ambitie in ieder geval. 

Diepgang opzoeken met een recruiter

In de meest ideale situatie is dit plan dus concreet, waardoor de hiring manager ook beter weet wie hij zoekt. Omdat de hiring manager vaak direct samenwerkt met de nieuwe collega, kan deze het beste context geven over de functie (en taken) en cultuur, met natuurlijk in het achterhoofd de stip op de horizon. Wat is dan vervolgens de rol van een recruiter vanuit Lizzy’s perspectief?

“Het is fijn dat er dan een terugkoppeling komt over wat de hiring manager en recruiter met elkaar bespreken. Die vat dan samen welke richting we uitgaan en geeft daarin ook het advies van waar én in wat voor persoon we het moeten gaan zoeken.” Vervolgens zet je samen de puntjes op de i in de voorbereiding en kun je aan de slag. 

De recruiter heeft dus ook in de voorproces een belangrijke rol. Bevragen en doorvragen, diepgang opzoeken en begeleiden. Wie of wat heb je écht nodig? Een vraag die we bij LEF Groep altijd onder elke procedure leggen. Recruitment is meer dan alleen maar handjes zoeken. Het gaat over de totale personeelsbehoefte zodat de organisatie én kandidaat een succesvolle duurzame samenwerking kunnen opzetten. 

Is er nog een verschil in de rollen van een corporate recruiter of een bureau recruiter? Lizzy denkt van wel. “Ik denk dat het makkelijker is om een corporate recruiter al eerder in dit proces te betrekken. Dan ga je toch sneller samen zitten om te bepalen: wie hebben nu nodig?” Toch kun je als bureau recruiter hier ook het voortouw nemen: zorg ervoor dat je de organisatie voor wie je werft goed leert kennen. 

“Je wordt dan al snel een sparringpartner. Wij kenden LEF al langer vanwege de samenwerking. Omdat jullie de organisatie goed kennen, klopten we toch sneller bij jullie aan. Hierdoor konden jullie op strategisch niveau ook meedenken, waardoor een samenwerking nog waardevoller wordt. Een recruiter is zo een verlengstuk van de organisatie. Meestal kloppen bedrijven pas bij een bureau recruiter aan als ze een heel concrete behoefte hebben, maar dan is er toch meer afstand onderling.”

Een intern en extern team vormgeven

Wil je opvallen als recruiter richting jouw relaties? Dan wil je graag een sparringpartner worden. Iemand die meedenkt binnen alle onderdelen van het proces, niet iemand waarbij je alleen aanklopt als je dus die extra handjes nodig hebt. Je sluit dus idealiter al in de voorbereiding aan, zodat je kunt meedenken met de andere betrokkenen. 

Wie die betrokkenen zijn? “Idealiter is mijn aanpak wel geweest dat de hiring manager hier zoveel mogelijk bij betrokken wordt. Dat is meestal het afdelingshoofd en die weet natuurlijk het meest over de cultuur en context. Zij weten wat er op de werkvloer speelt. Ik wilde zelf ook bij die gesprekken aanwezig zijn, of iemand vanuit mijn team sloot aan in dit voorstadium. Zo kun je vanuit je rol als hr ook de mensen scherp houden over hoe je de input van de hiring manager matcht met die stip aan de horizon.”

Als het specialisme van recruitment niet in huis is, kun je natuurlijk een bureau recruiter laten aansluiten. Die kan vanuit hier de behoefte vormgeven in een concrete vacature. “Die gaat dan het proces inrichten en starten met een vacaturetekst. Zeker als je dit uitbesteed is het erg fijn als een recruiter hierin goed belegd is en met name daarin ontzorgd.”

—

DE IDEALE SAMENWERKING VORMGEVEN 

Iedere betrokkene heeft dus een andere rol binnen de samenwerking. Recruitment, hr en een manager werken nauw samen. Hoe ziet Lizzy deze rolverdeling? “Het is vooral samen optrekken, maar er zijn natuurlijk wel kaders te benoemen.”

De rol van procesbegeleiding ligt vooral bij hr en recruitment. Een gedeelde verantwoordelijkheid. Vervolgens ligt het stukje traditioneel recruitment zoals we het kennen, bij de recruiter. Het voeren van de kennismakingen, gesprekken en het voorstellen van de kandidaat. In overleg beslis je dan ook: waar sluit hr bij aan en waarbij niet? Hr is echt niet bij elk gesprek nodig, de hiring manager kan hier in sommige gevallen veel beter in ondersteunen. 

“Omdat we veel samenwerkten, kende je onze cultuur ook echt goed. Je hebt dat proces zo strak begeleid. Hierdoor sloot het proces enorm goed aan. Transparantie, communicatie en een duidelijke werkwijze waren belangrijke kernmerken. Omdat je weet wat erin de markt speelt creëer je echt een paar extra oren en ogen. Heel fijn was dat. Als zo’n proces sterk staat, kun je veel meer aandacht besteden aan de menskant. Daar heb je het weer: in de meest ideale situatie is een recruiter dus een sparringpartner die naast de organisatie staat en ondersteunt.”

—

Mensen maken recruitment

De voorbereidingen zijn gereed, de stip aan de horizon is bepaald en hoe vul je vervolgens het proces zo in dat het fijn is voor kandidaat en relatie? Het is sowieso belangrijk dat de communicatie vanuit jou als recruiter duidelijk is. Zo zorg je ervoor dat bij elke stap die vordert, de betrokkenen partijen weten waar ze aan toe zijn. 

Een ander belangrijk onderdeel is de snelheid erin houden. Iets wat Lizzy beaamt. “Dat zie ik als een gedeelde verantwoordelijkheid, omdat je allebei verantwoordelijk bent voor een stukje procesbegeleiding. De markt is er niet meer na om een kandidaat weken te laten wachten voordat je een beslissing neemt.”

Als je een goed en duidelijk proces hebt, krijg je meer aandacht voor de menselijke kant van recruitment. “Het lijkt wel alsof recruiters bij de verbetering van het recruitment proces juist weggaan van die menskant. Ze focussen zich heel erg op dat het proces efficiënter moet en sneller, maar dat regel je dus met een goede en stevige basis. Procesoptimalisatie gaat vaak samen met automatisering, maar dat is niet altijd beter voor de candidate experience.” 

Vanuit die basis heb je een mooi vertrekpunt om op te vallen als recruiter. “Dat viel mij altijd op bij jullie. Jullie maakten net die extra stap”, legt Lizzy uit. Bij LEF vinden we het menselijke aspect van recruitment het allerbelangrijkste. Want mensen maken recruitment. Even een extra belletje om te vragen hoe het gesprek ging, een duidelijke proces planning maken, een kaart sturen als iemand start en in de eerste maand even langskomen met een klein cadeautje.

Een recruiter die dit goed aanpakt, kan het verschil maken. Zo ontstaat er ook veel meer tijd om recruitment innovaties, die het algehele proces ten goede komen, door te voeren. Dat kunnen verschillende innovaties zijn, denk maar eens op het gebied van automatisering en efficiëntie, maar ook op het gebied van recruitment marketing en employer branding.

Traditioneel recruitment versus ‘nieuw’ recruitment

“Traditioneel recruitment gaat voor mij dus ook echt over minder aandacht voor de menskant. In hr noemen we dat de ‘harde kant’. Er ligt veel meer focus op het proces. De snelheid erin. Zo efficiënt mogelijk. Die snelheid zat er bij jullie ook in: maar juist omdat jullie aandacht hebben voor de menskant. Als in: je wilt een kandidaat – en ook de relatie – niet weken laten wachten.”

Een recruiter is een verlengstuk van de organisatie, belangrijk dus dat zij zich dit beseffen. “Niet alleen maar met cv’s schuiven, juist kijken naar de persoon die je voor je hebt”, licht Lizzy toe. De recruiter als sparringpartner, met aandacht voor de menselijke kant en constant betrokken zijn bij de verdere verloop van het proces. Dát is de toekomst van recruitment. 

“De recruiter heeft natuurlijk veel van de voorbereiding gedaan en potentiële collega’s gevonden en gesproken. Vanuit daar volgen de gesprekken, hier kan de recruiter het stokje overdragen. Sommige kandidaten vinden een gesprek spannend en als er dan een hele delegatie op je wacht – wordt het vaak nog spannender. Het is wel van toegevoegde waarde als de recruiter van tevoren succes wenst middels een appje of dat er daarna gevraagd wordt hoe het is gegaan.”

Sommige bureau recruiters bieden dit als standaard aan. “Ik vond dat heel raar en zie het voorbeeld ook niet. Dat is toch ook ongemakkelijk voor de hiring manager die het eerste gesprek doet en misschien wel meters moet maken bij onervarenheid? De hiring manager voelt zich uiteindelijk ook ongemakkelijk en dit komt het gesprek niet ten goede.” Het kan wel, maar het is altijd afhankelijk van de setting. Neem als recruiter daarom ook de tijd om die setting in kaart te brengen, zodat je altijd een beslissing maakt die nuttig is voor het proces. 

—

EEN STERKE CANDIDATE EXPERIENCE:

De toekomst van recruitment brengt de focus terug naar de mens kant. Door technologische ontwikkelingen en een strak ingericht proces, kun jij als recruiter doen waar je het beste in bent: mensen en organisaties met elkaar matchen. Een goede candidate experience draagt hier aan bij. Zorg ervoor dat kandidaten een fijne ervaring hebben. 

Het zijn de extra’s – die eigenlijk de standaard moeten zijn in de branche – die deze experience verbeteren. Je helpt de relatie bijvoorbeeld goed een sollicitatiegesprek voor te bereiden. Er is een persoonlijkheidstest gedaan en daar komt uit dat de kandidaat een gele gedragsvoorkeur heeft. Het is dan belangrijk om even een praatje te maken, voordat je op de inhoud van het gesprek over gaat. Terwijl iemand met veel rood in zijn gedrag juist meteen to the point wil komen. 

De kandidaat even bellen als hij een gesprek heeft gehad om te vragen hoe het gaat. De hiring manager stimuleren nog een extra telefoontje te doen om te vertellen dat-ie graag met de kandidaat in zee gaat. Het zijn allemaal extra stappen die jouw proces ijzersterk maken. 

—

Is er binnen de toekomst van recruitment nog draagvlak voor het natrekken van een referentie? “Dat vind ik lastig. De mensen die je hiervoor belt weten ook dat ze niks negatiefs mogen zeggen. Het kan waardevol zijn, maar het is en blijft een momentopname.” 

Biedt iets dat alleen over het verleden gaat waarde voor de toekomst? Lizzy vraagt het zich hardop af. “Je moet bij het natrekken van een referentie dus altijd het bruggetje naar de toekomst bouwen. Belangrijk om over het potentieel te praten. In zo’n gesprek bespreek je dus eigenlijk ook het curriculum future. Minder spreken over wat de kandidaat heeft gedaan en meer spreken over wat deze in potentie kan bereiken.”

Trek je referenten na? Dan is het belangrijk om je niet alleen op een voormalig leidinggevende te focussen. “Het is heel waardevol om een directe collega te spreken, die geeft toch weer andere inzichten. Een leidinggevende mag ook niks zeggen over bijvoorbeeld ziekteverzuim. Iemand van hr gaat te veel in op het algemene niveau en kan vrij weinig vertellen over iemands talenten omdat zij er te ver van af staan, dus dat zijn niet de meest ideale personen om te spreken.”

Je kunt referenties gebruiken in de toekomst van recruitment, maar dan komt er ook weer meer nadruk te liggen op de menselijke kant: zet de omgekeerde referentie in. Hiermee krijg je als kandidaat het nummer van iemand op de afdeling die jou directe collega wordt. Deze persoon kun je vragen stellen over hoe het er werkelijk aan toe gaat. Zo krijg je een beter beeld bij de relatie en de functie. 

“Dat vind ik heel leuk. Daarmee kun je de organisatie goed induiken en bepalen of dit bij je past of niet. Je hebt niet direct een compleet beeld, maar wel een goed beeld. Een directe collega kan meer vertellen over hoe het er werkelijk aan toe gaat. Het haalt denk ik ook spanning weg omdat je elkaar al eerder hebt gesproken”, voegt Lizzy toe. 

Het einde komt in zicht: aanname of afwijzing

Als het proces doorlopen is, komt logischerwijs het einde in zicht. Dit einde kent twee mogelijkheden: aanname of afwijzing. Wat is de rol van een recruiter binnen dit onderdeel? “Ook weer ondersteunen. Aan de andere kant: als je aan je werkgeversmerk wilt bouwen kun je na het eerste gesprek vanuit de organisatie de afwijzing doen. Dat vind ik wel heel positief. Die zegt dan: je bent het niet geworden, maar we hebben dit of dat gezien. Zo hoor je het uit eerste hand en is het toch een gouden randje voor de kandidaat.”

De recruiter ondersteunt dan door te kijken naar een goed format voor zo’n gesprek. Hoe geef je het vorm en eindig je het proces met deze kandidaat positief voor je werkgeversmerk? “De recruiter kan afwijzen, maar ook begeleiden.”

Hoe ga je dan te werk bij een aanname? “Ik vond het zelf altijd wel mooi dat dit vanuit jullie kwam. Jullie doen het voorzetje. Vervolgens komt het kantelpunt als het voorstel op tafel moet komen”, vertelt Lizzy. Recruiters zorgen er voor dat op ieder moment alle partijen weten wat er van hen verwacht wordt. Hiring managers stimuleren om snel een aanbod op papier te zetten bijvoorbeeld. 

“En toch is het ook weer een mooie opsteker voor je werkgeversmerk als de hiring manager zegt: we zijn zo enthousiast dat we je een aanbod gaan doen. In het verleden heb ik dat ook gedaan, recruiters kunnen hierin ook de hiring manager aanzetten. Het valt echt op.” 

Na de aanname start het pas écht

Ik zeg het zelf vaker: na de aanname begint het pas echt. Want als recruiter stopt jouw proces niet bij de aanname. Je bent betrokken tot de eerste 100 dagen van de nieuwe collega in kwestie. Een werkgever heeft al best wel wat voorbereiding in deze fase, dus als recruiter kun je de betrokken partijen ook een stukje ontlasten. 

“Het is fijn als de recruiter betrokken is door mee te denken over hoe je de onboarding het beste kunt inrichten. Je sluit een traject af en start een traject daarmee op.” De eerste week even bellen om na te vragen of er nog dingen nodig zijn of niet duidelijk zijn. Dit kun je in samenwerking met hr doen. 

Hoe zorg je ervoor dat de nieuwe collega goed landt? “Een leidinggevende heeft baat bij de richtlijnen die een recruiter kan geven aan de hand van een DISC-profiel bijvoorbeeld. Het is natuurlijk veel gelaagder dan groen – rood – blauw – geel. Een mens is veel gewaagder dan dat. Maar het kan wel handig zijn om op basis hiervan een advies te ontvangen van een recruiter.”

Door een persoonlijkheidstest zoals DISC krijg je een beter beeld van hoe iemands voorkeursgedrag eruitziet. Dat wordt bepaald op basis van vier verschillende kleuren: groen, rood, blauw en geel. Door de organisatie van een goed inwerkadvies te voorzien, vergroot je de kans op een duurzame match. 

Hierbij is niet alleen inzicht in het voorkeursgedrag van de kandidaat belangrijk, maar ook het profiel van de hiring manager telt mee. Iemand met veel groen in zijn gedrag heeft meer tijd nodig om te landen. Iemand die bijvoorbeeld veel rood in zijn profiel ziet terugkomen, merkt dat hij zoveel mogelijk concrete opdrachten wil. 

Het is dus goed om als recruiter te kijken naar hoe dit samenspel zich het beste kan ontvouwen. Een manager met veel rood in zijn gedrag en een nieuwe collega met veel groen? Zorg ervoor dat je als manager de tijd neemt om de nieuwe kandidaat goed te bevragen over zijn gevoelens en helpt te landen binnen de organisatie. 

Gaan de eerste 100 dagen goed? Dat is fantastisch. Wat ligt er dan nog in het vervolg? “Jullie belden altijd na de eerste 100 dagen om te vragen hoe de periode is gegaan. Ik vind dat erg goed. Als kandidaten tevreden zijn, houdt het daar meestal op. Maar als een kandidaat niet tevreden is, kan een recruiter opnieuw ondersteuning bieden door de werkgever te adviseren.”

Ben jij soms het overzicht kwijt tijdens het recruitmentproces? Zie je door de bomen het denkbeeldige bos niet meer? Met De Recruiter aan het Roer ga jij voor een ijzersterk proces waarmee kandidaat en hiring manager tevreden terugkijken op jouw dienstverlening. Je initieert, coördineert en regisseert het proces van A tot Z. Dit boek is ideaal voor de starter die zijn carrière een boost wil geven ėn voor de ervaren professional die een frisse blik kan gebruiken op zijn recruitmentproces.

Voor dit boek ging ik in gesprek met Lizzy Prins om meer te ontdekken over employer branding en adverteren met vacatures. Omdat delen van het interview voor het boek zijn gebruikt, deel ik graag de complete interviews op mijn website. Wil je meer weten over Lizzy? Volg haar dan op LinkedIn.