Een betere beoordelingscyclus met deze stappen

Wanneer je in dienst treedt bij een bedrijf is de kans groot dat je te maken krijgt met een beoordelingscyclus. Die cyclus is een reeks gespreksmomenten waarbij voornamelijk het functioneren van een werknemer (en/of leidinggevende) besproken wordt. Sommige werknemers zien als een berg tegen deze gesprekken op. Met onze tips creëer je je een betere beoordelingscyclus voor het personeel. 

De beoordelingscyclus komt in verschillende soorten en maten. De meest voorkomende cyclus bestaat uit: planning, functionering en beoordeling. De drie stappen uitgelegd:

  • Planning: Het eerste gespreksmoment. In het planningsgesprek worden persoonlijke ontwikkeldoelen vastgesteld. Deze doelen zijn de basis voor een persoonlijk ontwikkelingsplan. Een plan dat opgenomen wordt in het personeelsdossier van een medewerker.
  • Functioneringsgesprek: Dit is het gesprek waarbij tussentijdse voortgang wordt besproken. Dit gesprek is voornamelijk een dialoog tussen werknemer en manager, omdat het functioneren van beide partijen besproken wordt.
  • Beoordelingsgesprek: Tijdens dit gesprek wordt alleen het functioneren van de werknemer besproken. Dit oordeel wordt bepaald door de manager.

Een betere, vernieuwende beoordelingscyclus

De traditionele beoordelingscyclus is naar ons inziens een beetje over de datum. We horen op de werkvloer regelmatig dat deze cyclus als ouderwets voelt. Dit omdat de focus vooral ligt op het hebben van controle op de medewerkers. Wij werken liever vanuit vertrouwen, waardoor wij in deze blog graag voor je op een rij zetten hoe je een betere beoordelingscyclus kan realiseren. Dit begint met het aanpassen van de output en input. 

In de traditionele beoordelingscyclus ligt de focus voornamelijk op het gewenste ontwikkelplan vanuit het bedrijf. Wij vinden het juist veel vanzelfsprekender dat een werknemer verantwoordelijk is voor zijn eigen ontwikkeling en reflectie. We adviseren dit dus niet alleen aan de relaties waar we voor werken. We passen het zelf ook effectief toe. Door de werknemer meer ruimte te geven voor ontwikkeling en reflectie, stimuleer je een aantal belangrijke eigenschappen. Vertrouwen, verantwoordelijkheid en zelfsturing. 

Het tijdperk waarbij werkgevers met een bezem achter hun werknemers aanzitten is voorbij. Ook op de werkvloer vindt een belangrijke verandering plaats. Er is steeds meer ruimte voor persoonlijke ontwikkeling van de werknemer en het vertrouwen hierin vanuit het management. Een betere beoordelingscyclus start dus met het geven van meer verantwoordelijkheid aan werknemers, voor de eigen ontwikkeling. 

Samen vooruit in overleg 

De manager krijgt bij deze nieuwe beoordelingscyclus veel meer een ondersteunende rol. De werknemer bepaalt welke doelen hij/zij wil stellen. Vervolgens ondersteunt de manager de werknemer in het bereiken van deze doelen. Als je mensen helpt hun doelen te behalen, zullen ze ook gemotiveerder bezig zijn met hun doelen. Door ondersteuning en begeleiding ontstaat namelijk meer commitment en hoeft een werknemer het niet alleen te doen. 

Kijk dus als manager vooral naar hoe je een werknemer kan helpen met het bereiken van zijn/haar doelen. Uiteraard vinden er dan nog traditionele gespreksmomenten plaats voor de dossieropbouw, maar het voelt meer als een coachende manier van leidinggeven. Dat zal medewerkers opnieuw versterken in hun vertrouwen. Vertrouwen krijgen is altijd beter dan het onbehaaglijke gevoel hebben dat je gecontroleerd wordt. 

Opbouw van het personeelsdossier

Het personeelsdossier bestaat uit een verzameling van informatie over een medewerker. Om te starten met het opbouwen van een dossier begin je met de basisgegevens. Denk aan een cv, diploma en persoonsgegevens. Vanuit daar wordt het personeelsdossier regelmatig aangevuld. Op die manier kun je de ontwikkeling van een werknemer bijhouden. Wanneer een werknemer in dienst treedt en de beoordelingscyclus in gang wordt gezet, wordt ook deze informatie opgenomen in het dossier. 

Op het moment dat je als werkgever afstapt van de traditionele beoordelingscyclus, zijn werknemers zelf meer verantwoordelijk voor reflectie en ontwikkeling. Dat betekent ook dat zij deze reflecties en ontwikkelingen hoogstwaarschijnlijk niet opslaan in het personeelsdossier. Er komen ook steeds meer (geautomatiseerde) tools om ontwikkeling en progressie bij te houden. Daarom blijft het belangrijk dat de traditionele gespreksmomenten (planning, functionering en beoordeling) plaats blijven vinden. 

Dit zijn namelijk de momenten die je mee kan nemen in het personeelsdossier. Op die manier blijft het personeelsdossier up-to-date en relevant. 

Tool voor een betere beoordelingscyclus

Met het verdwijnen van de traditionele beoordelingscyclus, verdwijnen ook oude gewoontes. Het beschikbaar stellen van een formeel formulier dat de medewerker moet invullen is niet meer effectief noch populair. Het gebruiken van een formulier dat ondertekenend moet worden en mee wordt genomen door een manager, creëert wantrouwen. Werknemers hebben anno 2021 liever zélf zicht op hun gegeven input. Daarom komen er steeds meer (online) tools waarbij de beoordelingscyclus bijgehouden kan worden. 

Zo zijn wij fan van Peddy, een platform dat een betere beoordelingscyclus stimuleert. Wanneer een team toegang krijgt tot het platform, krijgen zij toegang tot interessante features. Denk bijvoorbeeld aan een persoonlijk ontwikkelingsplan, de doelen van het team en een happiness board. Daarnaast kunnen er onderling enquêtes worden gehouden om te ontdekken wat er onder werknemers speelt. Door de chatfunctie van het platform kunnen werknemers elkaar ook stimuleren en met het dashboard krijg je veel inzichten. 

Wij zijn van mening dat de werkvloer altijd in dynamische ontwikkeling is. Momenteel volgen de innovaties elkaar in een rap tempo op. Wie had in februari 2020 verwacht dat thuiswerken in de nabije toekomst een grote rol zou krijgen? Het is van een werkgever niet alleen de taak om te zorgen dat bedrijfsdoelen gehaald worden. Als werkgever heb je ook de verantwoordelijkheid hoe je met jouw bedrijf de ontwikkeling van werknemers kan stimuleren. 

Het stimuleren van die ontwikkeling start natuurlijk met de juiste intentie. Het aanpakken en verbeteren van de beoordelingscyclus binnen jullie bedrijf is een goede volgende stap.