Personeelshandboek maken, met deze inhoud

Zodra nieuwe medewerkers in dienst treden is het fijn dat zij goed worden begeleid. De verwachtingen en verantwoordelijkheden worden besproken. Daarnaast wordt er een begeleider aangewezen waar de medewerker bij terecht kan met vragen. Om de nieuwe medewerker kennis te laten maken met het bedrijf, is het beschikbaar stellen van een personeelshandboek belangrijk. Maar wat houdt een personeelshandboek in? We laten je kennismaken met de inhoud van een personeelshandboek. 

De inhoud van een personeelshandboek bestaat voornamelijk uit de regels van een bedrijf. Dit zijn regels en afspraken die niet zijn opgenomen in de individuele arbeidsovereenkomst. Echter zijn deze regels wel belangrijk, omdat ze de basis leggen voor de werkwijze en juridische afspraken. Daarom leveren bedrijven tijdens het onboardingsproces een personeelshandboek aan. Het is de bedoeling dat zowel werkgevers als werknemers zich aan de regels uit dit handboek binden.

De vorm van het personeelshandboek

Er is geen wettelijke definitie vastgesteld van hoe de vorm van een personeelshandboek moet zijn. Het ene bedrijf levert een handboek aan met tweehonderd pagina’s. Het andere bedrijf zal tien pagina’s voldoende vinden. Bij het maken van een personeelshandboek, is het belangrijk dat je als bedrijf rekening houdt met de cao. In het personeelshandboek mogen namelijk geen regels staan die in negatieve zin (voor de werknemer) van de cao afwijken. Afwijken van de cao in positieve zin kan vaker, maar houdt ook hier rekening met de al geldende regels. 

Een ander belangrijk onderdeel om rekening mee te houden tijdens het maken van een personeelshandboek is dat het opgenomen moet worden in de arbeidsovereenkomst. Op die manier geven nieuwe medewerkers bij het tekenen van een contract aan dat zij zich bewust zijn van dit handboek. Zo is het personeelshandboek bindend voor de werkgever én de werknemer. Het is als werkgever, manager of directielid jouw verantwoordelijkheid om het personeelshandboek beschikbaar te stellen aan (nieuwe) werknemers voor de rechtsgeldigheid. 

Een personeelshandboek is maatwerk

De inhoud van een personeelshandboek is maatwerk. Ieder bedrijf is namelijk anders. Daar komen dus ook andere arbeidsovereenkomsten, cao’s én personeelshandboeken bij kijken. Ondanks dat veel onderwerpen overeenkomen qua aard, is de uitvoering verschillend. We zetten een aantal belangrijke onderwerpen voor een personeelshandboek in dit artikel:

1. Een inleiding

Het personeelshandboek start met een inleiding. In de inleiding heeft een bedrijf de mogelijkheid om uit te leggen waarom deze regels belangrijk zijn voor het bedrijf. 

2. Een bedrijfsprofiel

Met een bedrijfsprofiel heb je de kans om de bedrijfscultuur meer naar voren te brengen. Wie leiden het bedrijf? Hoe is het bedrijf ontstaan? En aan welke regels wordt vanuit de bedrijfscultuur veel waarde gehecht? Vragen met antwoorden die voor nieuwe medewerkers behoorlijk interessant zijn om te weten te komen. Het biedt nieuwe werknemers inzicht in het bedrijf, zodat zij zich beter kunnen verbinden met het bedrijf en team.

Een bedrijfsprofiel bestaat dus voornamelijk uit een stukje historie, een blik op de huidige organisatie en een eventueel organogram. 

3. Gedragsregels

Als ondernemer werk je met klanten. Heb je als ondernemer personeel in dienst, dan werkt jouw personeel ook met klanten. Daarom is het opstellen van gedragsregels een onderdeel van de inhoud van een personeelshandboek. In deze regels kun je opnemen hoe de gemiddelde workflow en omgang met een klant van het bedrijf eruitziet.

Maar niet alleen voor de samenwerking met klanten kunnen gedragsregels handig zijn. Ook onderling werken collega’s met elkaar samen. Je gaat er natuurlijk vanuit dat werknemers onderling met elkaar overweg kunnen en dat samenwerkingen vanzelf vorm krijgen. Toch is het fijn om met gedragsregels in een personeelshandboek de cultuur concreet te maken. 

In gevallen waarbij samenwerkingen onderling niet gaan zoals gehoopt, kunnen gedragsregels ondersteuning bieden voor een oplossing. Denk bijvoorbeeld aan informatie bij het melden van ongewenst gedrag, omgaan met persoonlijke belangen en het ontvangen van relatiegeschenken.  

4. Veiligheid, gezondheid en milieu

Op de werkvloer gebeurt veel. Er is contact met elkaar, leidinggevenden, klanten en soms ook leveranciers. Daarom is het belangrijk dat de inhoud van een personeelshandboek de onderwerpen veiligheid, gezondheid en milieu bevat. Deze regels beschermen werknemers namelijk tegen bepaalde (soms onvoorziene) situaties. Denk bij dit onderdeel bijvoorbeeld aan het beantwoorden van vragen zoals:

  • Hoe zit het met bedrijfshulpverlening (BHV)?
  • Welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden behoren tot wie toe?
  • Hoe is het toezicht op de naleving van regels?
  • Wat is het rookbeleid?
  • Hoe is het alcohol- en drugsbeleid?

5. Verzuim en verlof

Het melden van verzuim en aanvragen van verlof is een belangrijke inhoud van het personeelshandboek. Dit is namelijk voor ieder bedrijf anders, dus het is fijn als (nieuwe) medewerkers duidelijkheid krijgen over hoe dit werkt. Door in een personeelshandboek dit onderdeel op te nemen, voorkom je onderlinge onzekerheid of twijfel. Het is voor nieuwe medewerkers fijn om te weten bij wie zij zich bijvoorbeeld ziek kunnen melden. Ook voor het opnemen van verlof is het handig als werknemers weten bij wie ze terecht kunnen. Zo voorkom je direct misverstanden over verzuim of verlof, omdat het van tevoren duidelijk is.

Een personeelshandboek geeft duidelijkheid

De waarde van duidelijkheid binnen onderlinge communicatie wordt onderschat. We gaan er regelmatig vanuit dat nieuwe werknemers bepaalde dingen wel begrijpen. Dat komt omdat ze voor andere werknemers of managers vanzelfsprekend zijn. Maar wat voor jou vanzelfsprekend is, hoeft voor een ander niet zo te zijn. Daarom is het handig om een personeelshandboek beschikbaar te stellen: alle bedrijfsregels worden hierin opgenomen.

Ben jij een werkgever en heb je oren naar een nieuwe manier van werven? Neem contact met mij op om samen de mogelijkheden te bespreken. Ik denk graag met jou mee over hoe jij op een innovatieve manier personeel vindt, werft en bindt. Bel, mail of app mij via 06-46013627.